Jak naskenovat dokument do PDF a nezahltit příjemci schránku

Nástroj IJ Scan Utility dodává Canon ke svým inkoustovým strojům. Zvládne mnohem víc než tlačítko s nápisem Skenovat. Umí uložit do PDF, do JPEG i do TIFF, nechá si nastavit rozlišení a srovná předlohu vloženou nakřivo. Rozdíl mezi použitelným a nepoužitelným souborem bývá v jediném políčku.

Co nástroj IJ Scan Utility umí?

Je to program, který sedí mezi vámi a skenovací částí zařízení. Canon ho dodává ke svým inkoustovým strojům. Naskenované stránky z něj odchází jako PDF, JPEG nebo TIFF. Spustit ho jde přímo nebo přes Quick Menu.

Volba formátu není kosmetická. PDF je jediný z té trojice, který unese víc stránek v jednom souboru. Hodí se proto na smlouvy, faktury, výkazy a všechno, co se posílá dál.

JPEG je pro fotografie a jednotlivé obrázky. Text v něm sice bude čitelný, ale soubor s dvaceti stránkami z něj neposkládáte. TIFF nabízí uložení bez ztráty kvality. Používá se tam, kde se sken dál zpracovává nebo archivuje.

Funkce pro srovnání šikmo vloženého dokumentu stojí za zapnutí u každého, kdo skenuje ze skla. Ruka položí papír rovně málokdy. Pár stupňů stačí, aby se sken tvářil jako amatérská fotka. Program natočení pozná podle okrajů a otočí obraz zpátky.

Jaké rozlišení zvolit a proč vyšší není vždy lepší?

Rozlišení v bodech na palec určuje, jak jemně se předloha snímá. Vyšší hodnota znamená víc detailu, ale také mnohem větší soubor a delší práci stroje. Od jisté hranice už nepřidá nic, co by se dalo na obrazovce nebo na papíře poznat.

Praktické pravidlo vypadá takhle. Běžný text, který má někdo jen přečíst nebo založit, vystačí se 150 až 200 body na palec. Dokument k rozpoznávání textu nebo k tisku v původní velikosti si zaslouží 300. Fotografie a předlohy, které se budou zvětšovat, dávají smysl na 600 a výš.

Rozdíl v datech je přitom zásadní. Zdvojnásobení rozlišení velikost souboru nezdvojnásobí, ale zečtyřnásobí. Přibývají totiž body v obou směrech. Smlouva o dvaceti stranách na 600 bodů může být dvacetkrát větší než táž smlouva na 150.

Druhý dopad je čas. Skenovací hlava projede předlohu pomaleji a stroj musí víc dat zpracovat i přenést. U jednoho listu to nikoho netrápí. U padesátistránkového svazku z podavače se to sečte do minut, během kterých multifunkce v kanceláři nedělá nic jiného.

• 150 bodů na palec: text pro přečtení a založení, e-mailová příloha, potvrzení
• 300 bodů na palec: dokument k archivaci, k rozpoznání textu nebo k pozdějšímu tisku v původní velikosti
• 600 bodů na palec: fotografie, kresby a předlohy, u kterých se počítá se zvětšením
• barva proti stupňům šedi: u černobílé předlohy zmenší volba šedi soubor na zlomek a na čitelnosti se nic nezmění

Jak dostat víc stránek do jednoho souboru?

Nastavte formát na PDF a použijte volbu, která do souboru přidává další strany. Program po naskenování nabídne pokračování. Stránky se tak ukládají postupně a soubor se uzavře až na závěr. Výsledkem je jeden dokument místo hromady číslovaných obrázků.

Kdo má v multifunkci podavač, má to jednodušší. Vloží celý svazek a spustí sken. Program strany poskládá za sebou v pořadí, v jakém prošly. U strojů bez podavače se stránky vyměňují ručně a program mezi nimi čeká.

Jedna rada z praxe pro domácnost. Když posíláte dětem do školy vyplněné formuláře nebo úřadu přílohy k žádosti, spojte je do jednoho PDF. Srozumitelně pojmenovaná příloha ve správném pořadí ušetří na druhé straně spoustu dohadování. Podání se vrací kvůli tomuhle častěji než kvůli kvalitě skenu.

Jedna rada patří kanceláři. Pokud se výsledný soubor nevejde do limitu přílohy, neskenujte znovu nazdařbůh. Začněte tím, že barevný sken přepnete do stupňů šedi a rozlišení dáte na 150. U běžné smlouvy to obvykle stačí a obsah zůstane čitelný.

Sklo, nebo podavač: kdy který?

Sklo je přesnější a šetrnější. Předloha na něm leží bez pohybu, takže se nesnímá nic rozmazaně a stroj list nepomačká. Patří na něj všechno křehké a nestandardní. Tedy staré fotografie, útržky, stránky z knihy, doklady na tenkém papíře a listy sešité sponkou.

Podavač je rychlejší a pro objem nenahraditelný. Vezme celý svazek a projede ho bez zásahu obsluhy. Zaplatíte za to tím, že list prochází mechanikou. Tam se může zaseknout, projít nakřivo nebo se nabrat po dvou najednou.

Dokumentové skenery imageFORMULA mají proti tomu ultrazvukovou detekci dvojitého podání i detekci šikmého průchodu. Běžná domácí multifunkce spoléhá na to, že papír je v pořádku.

Z toho plyne rozdíl v tom, jak se projeví závada. Svislá čára na každém listu ze svazku na stejném místě pochází z úzkého proužku skla, přes který papír z podavače přejíždí. Stačí na něm kapka korektoru nebo zbytek lepidla. Když se táž čára objeví i na skenu z plochy skla, je zdrojem samotná snímací část.

Před delším skenováním z podavače štos srovnejte a vyndejte sponky. Zkontrolujte také, jestli listy nejsou zvlněné vlhkem.

Proč je skenování do složky nejčastějším důvodem výjezdu?

Protože se odehrává mimo tiskárnu. U firemních multifunkcí se sken neposílá do počítače přes kabel. Jde rovnou na sdílené úložiště nebo do e-mailu. Stroj k tomu potřebuje přihlašovací údaje, cestu k cíli, oprávnění a nastavení odesílání.

Cokoli z toho se může změnit, aniž by se kdokoli dotkl zařízení. Typický scénář v ordinaci nebo v účtárně vypadá takhle. Multifunkce roky posílala skeny do složky na serveru, v pondělí ráno hlásí chybu a tiskne přitom bez problémů.

Příčina bývá banální. Vypršelo heslo účtu, pod kterým se stroj hlásil, nebo se přejmenovala složka. Někdy se vyměnil router a zařízení dostalo jinou adresu. Jindy se změnilo nastavení na straně poskytovatele schránky.

Řešit to odvozem stroje do dílny nedává smysl. U nás by se nastavoval proti naší síti, ne proti té vaší. Po návratu by se situace opakovala. Proto na tyhle případy posíláme technika k vám, který projde nastavení přímo na místě a vyzkouší odeslání.

Platí se čas, který technik u stroje opravdu stráví. Základní sazba je 666 Kč za hodinu a platí v pracovní dny mezi osmou ranní a pátou odpolední. K tomu se jednou připočítá paušál za příjezd, přes den 666 Kč. Objednat se dá nonstop online a termín potvrdíme předem.

Kdyby se během návštěvy ukázalo, že vázne mechanika podavače, domluvíme svoz. Cestu stroje k nám neúčtujeme.

Dá se skenovat i z telefonu?

Ano, a u inkoustových modelů je to často nejsnazší cesta. Aplikace Canon PRINT zvládne tisk, kopírování i skenování. Naskenovanou stránku uloží nebo rovnou pošle dál. Pro laserovou řadu i-SENSYS a pro kancelářské imageRUNNER slouží Canon PRINT Business.

Praktický rozdíl proti nástroji v počítači je v pohodlí, ne v možnostech. Nastavení rozlišení a formátu bývá v aplikaci jednodušší a méně podrobné. Zato máte výsledek rovnou v telefonu. Pro jednu stránku poslanou z domova je to rychlejší, pro padesátistránkový svazek zůstává lepší cesta přes počítač.

Obě aplikace potřebují, aby zařízení bylo dostupné ve stejné síti. Když tiskárna z aplikace zmizí, není to vada skeneru. Jde o potíž se spojením a začíná se od toho, jestli ji vidí počítač. Samostatně je to rozebrané u stroje, který není vidět v síti.

Na internetu narazíte i na pojmy, které v evropské dokumentaci Canonu nenajdete. Ty radši ignorujte. Nástroje, které opravdu existují, se jmenují tak, jak je uvádíme tady, a stahují se ze stránek výrobce.

Časté dotazy

Text jsme naposledy procházeli 22. září 2026.